Obieg dokumentów a postępująca cyfryzacja

Mówienie o pracach związanych z automatyzacją  obiegu dokumentacji papierowej w dobie  postępującej cyfryzacji pozornie mija się z celem. Jednak  mimo zwiększenia  liczby dokumentów elektronicznych,  firmy wciąż  musza obsługiwać dużą liczbę dokumentów papierowych.  Przy coraz ostrzejszej polityce ochrony danych osobowych dbałość o właściwy  jej obieg i bezpieczeństwo nie jest więc bezpodstawna.

Pieczątka wpłynęło – zastosowanie

Pieczątka wpłynęło potwierdza wprowadzenie do obiegu dokumentu lub korespondencji. Może być to zarówno dokument wewnętrzny (przekazywany z jednego działu do innego) jak i zewnętrzny.  Celem przystawienia pieczęci jest określenie rzeczywistego stanu lub potwierdzenie przekazania, które otrzymuje wystawca dokumentu. Poza samym tekstem ” wpłynęło ”  bardzo często stosuje się jeszcze dodatkowe informacje. Najczęściej pieczątka wpłynęło to datownik określający moment wpływu.  Może to także być informacja o nadaniu konkretnego numeru identyfikacyjnego,  nazwa firmy, działu,  osoby przyjmującej.  Z uwagi na szeroki zakres stosowania pieczątki wpływu mogą się od siebie znacznie różnić.

Cel stosowania pieczątki wpływu

Najbardziej oczywistym jest, poza potwierdzenie samego faktu (przecież można to zrobić odręczną notatką),  także przyśpieszenie całego procesu. Kolejną zaletą jest także systematyzacja oznaczeń w ramach organizacji/działu/oddziału.  Pieczątka narzuca konkretny model oznaczenia , co  znacząco ułatwia późniejszy obieg  dokumentacji i nadzór nad procesem jej przetwarzania.  Informacje zawarte na pieczątce pozwalają określić te informacje, które są najistotniejsze.

O czym warto pamiętać zamawiając własną pieczątkę ?

Pieczątka z datą radcy prawnego z dodatkowym tekstem WpłynęłoWarto przede wszystkim zastanowić się nad celem jej stosowania.   Każdy dział, każda organizacja inaczej przetwarza dokumenty , dlatego potrzebuje  określonego zakresu informacji na ich temat. Warto poświęcić chwilę i pomyśleć nie tylko jakie informacje potrzebne są obecnie, ale też czy w przyszłości nie warto je poszerzyć.  Bardziej uniwersalna pieczątka pozwoli nam bowiem także w przyszłości oszczędzić czas potrzebny na odnalezienie określonego dokumentu.  W przypadku niewielkich organizacji wystarczy  pieczątka wpłynęło z miejscem na wpisanie daty lub ewentualnie  w wersji z datownikiem plastikowym, który  przyśpieszy pracę.  Gdy liczba przetwarzanych dokumentów jest duża, warto rozważyć zakup większego i wytrzymalszego datownika metalowego-szkieletowego. Poza określeniem jakie informacje są nam potrzebne, warto już na etapie projektowania i zamawiania zastanowić się nad ich rozkładem oraz nadaniem priorytetów. Najważniejsze powinny być najbardziej widoczne.  Można to osiągnąć stosując większą /inną czcionkę, umieszczenie ich w na początku lub w najbardziej widocznym miejscu.  Nietypowym rozwiązaniem może też być wykonanie pieczątki wpłynęło w kilku kolorach . Możliwe jest to zarówno w typowej pieczątce automatycznej jak i w wybranych modelach datowników.  Zwiększa to jednak koszt wykonania

Pieczątka wpływu a bezpieczeństwo dokumentów

Aby zwiększyć wiarygodność i bezpieczeństwo obiegu dokumentacji  należy przede wszystkim zadbać o to aby fakt wpłynięcia dokumentu został odnotowany. Jeśli dokumentacja przechodzi przez kilka działów,  każdy istotny etap jej wędrówki powinien  być uwzględniony. Ale równie istotne co samo posiadanie  pieczątki wpłynęło jest zadbanie, aby posługiwała się nią wyłącznie upoważniona do tego osoba. Dotyczy to zresztą nie tylko pieczątki wpływu, ale także pozostałych.  Kwestię bezpieczeństwa szerzej omówiliśmy w artykule : jak dbać o bezpieczeństwo pieczątek firmowych 

Jak zamówić pieczątkę wpłynęło ?

Oczywiście najwygodniej złożyć zamówienie online.   Na naszej stronie pieczątki i datowniki z hasłem wpłynęło wystarczy wyszukać  najbardziej optymalny wzór. Następnie w procesie personalizacji określamy  odpowiednie parametry jak kolor tuszu, rodzaj automatu.  Jeśli chcemy edytować wzór, czyli dopasować  go do naszych potrzeb podajemy takie informacje w polu uwagi.  Gdy wszystkie  parametry zostaną określone dodajemy produkt do koszyka.  Jeśli potrzebne są inne  produkty, możemy rozpocząć ich wyszukiwanie. Jeśli nie , wybieramy formę odbioru lub dostawy  i gotowe.