Pieczątka firmowa- kwestie bezpieczeństwa
Pieczątka firmowa pełni niezwykle ważną rolę w każdym przedsiębiorstwie. Warto więc zadbać o jej bezpieczne użytkowanie i uczynić wszystko, aby uniemożliwić nieautoryzowane posługiwanie się nią. W tym celu warto podjąć odpowiednie kroki na każdym etapie: od zamawiania pieczątki firmowej do jej bezpiecznej utylizacji. Poniżej prezentujemy kilka podstawowych zasad, które warto wdrożyć z każdej firmie.
Zamawianie pieczątki firmowej
Istotne jest określenie kto ma prawo do zamawiania pieczątki firmowej. Warto też korzystać z usług sprawdzonych i wiarygodnych podmiotów zajmujących się ich produkcją. Zapis odnośnie prawa do zamawiania pieczątki firmowej warto umieścić w regulaminie przedsiębiorstwa. Warto także zadbać o to, aby osoby decyzyjne i dział księgowości posiadały wzór aktualnie obowiązującej pieczątki. Dodatkowym zabezpieczeniem już na etapie zamawiania może być wprowadzenie odrębnego wzoru pieczątki, która będzie użytkowana choćby jako wzór w banku. Można też rozważyć zastosowanie niestandardowego koloru tusz do pieczątki w tym konkretnym egzemplarzu.
Osoby upoważnione do posługiwania się pieczątką firmową
Podobnie jak zasady zamawiania, warto w regulaminie przedsiębiorstwa jasno określić kto i w jakim zakresie może posługiwać się pieczątką firmy. Gdy istnieje potrzeba, aby z pieczątki korzystało jednocześnie kilka osób, najlepszym rozwiązaniem jest zamówienie kilku egzemplarzy. Każdemu z nich warto nadać konkretny kod identyfikacyjny lub numer. Powinien on być widoczny na odbiciu pieczątki . Najczęściej umieszczane dane i ich identyfikatory:
- inicjały osoby upoważnionej do posługiwania się pieczątką, na przykład: – AK- (AK) – umieszczone w ostatniej linijce lub dolnym rogu pieczątki firmowej
- numer identyfikacyjny: (1), -1-. [1]
- oznaczenie działu, w którym pieczęć firmy jest używana ( najczęściej skrótem lub pierwszą literą): – K- , (HR)
Pieczątki firmowe oddziału lub filii
Firmy posiadające filie powinny w sposób jasny określić nie tylko kto posługuje się pieczątką, kto ją zamawia, ale także określić nadrzędnie obowiązujący wzór pieczątki firmowej. Warto zastanowić się nad tym już na etapie projektowania/zamawiania. W niektórych przypadkach istnieje potrzeba wyraźnego oznaczenia takiego oddziału, czyli podania jego danych teleadresowych. Wtedy najczęściej zaraz po nazwie podaje się adres siedziby głównej, następnie po dopisku filia/oddział podawane są dane teleadresowe takiego punktu . Numery ewidencyjne są wspólne i najczęściej podawane na samym końcu. Jeśli na pieczątce firmowej wystarczy wyłącznie adres siedziby głównej, wciąż dobrym pomysłem jest dodanie danych identyfikujących dany oddział, co robi się podobnie jak w przypadku oznaczenia osoby upoważnionej , przed dodanie linijki z identyfikatorem/numerem porządkowym, na przykład: -Kraków-, _KRAK_, -2-, (2)
Zabezpieczenie pieczątki firmowej przed skopiowaniem
Warto zadbać o unikalność naszej pieczątki firmowej i ułatwić sobie rozpoznanie próby nieautoryzowanego kopiowania . Jak tego dokonać ? Jedną z najprostszych metod jest użycie niestandardowego koloru tuszu. Poza kolorami standardowymi jak : czarny, czerwony, zielony, niebieski w naszej ofercie znajdą Państwo 35 niestandardowych kolorów. Innym sposobem jest umieszczenie na pieczątce firmy znaków bezpieczeństwa umożliwiających szybką identyfikację. Aby nie narażać bezpieczeństwa naszych klientów nie będziemy tu rozwijać tego tematu. Wystarczy jednak przy zamawianiu pieczątki w maxonline.pl zaznaczyć w uwagach prośbę o dodanie symbolu bezpieczeństwa . Nasza obsługa zadba o ten szczegół i dokładnie wyjaśni to zagadnienie.