Szeroka grupa pieczątek, która poza danymi osobowymi (imię i nazwisko oraz stanowisko) może zawierać dodatkowo: nazwę firmy, dział/oddział, formułę zatwierdzenie/sprawdzenia ( na przykład potwierdzam za zgodność, sprawdził jakość, itp.), datę, czy podpis (pieczątka faksymile). Najczęściej w środku pieczątki znajduje się puste pole na złożenie podpisu.
Pojęcie pieczątka imienna obejmuje szeroką gamę produktów. Najczęściej zawierają dane personalne, czyli imię i nazwisko oraz zajmowane stanowisko. Występują także pieczątki zawierające wyłącznie imię i nazwisko, czasami wzbogacone o faksymile, czyli kopię odręcznego podpisu Pomiędzy nimi z reguły zostawia się puste miejsce na złożenie podpisu lub parafki. Czasami stosuje się również tytuły naukowe lub zawodowe. Podstawową treść można w zależności od potrzeb wzbogacić o dodatkowe pola. Ich zakres może być bardzo szeroki i zależny od konkretnego zastosowania. Może to być nazwa firmy, data (pieczątka imienna z datownikiem), dodatkowy tekst (na przykład: sprawdził, sporządził), numer identyfikujący pracownika, dział w którym pracuje czy numer telefonu lub adres e-mail. Pieczątki imienne najczęściej nie zawierają danych adresowych.
Warto pamiętać, iż wiele firm posiada wewnętrzne regulaminy, które regulują nie tylko kwestię sposobu zamawiania pieczątki imiennej, ale także jej treść , wzór czcionek, układ tekstu oraz upoważnienie do posługiwania się pieczęcią. Dlatego przed złożeniem zamówieni awarto upewnić się czy takie uregulowania w Państwa firmie istnieją i co dokładnie zawierają. Do najczęstszych obostrzeń dotyczących pieczątki stanowiskowej należą:
Większość typowych pieczątek imiennych, które określają stan rzeczywisty (realnie zajmowane stanowisko) może zamówić każdy klient, o ile nie łamie obowiązujących przepisów i norm społecznych. Czasami takie pieczątki zamawiane są w formie żartobliwego prezentu, zawierają nierzeczywiste stanowiska lub ich żartobliwe określenia. Jeśli pieczątka zawiera jednak poza imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem, do wykonania pieczątki imiennej niezbędna jest zgoda osób decyzyjnych . Niektóre pieczątki imienne reprezentujące pewne zawody, wymagają posiadania określonych kwalifikacji i dokumentów je potwierdzających ( lekarz, pielęgniarka, uprawniony diagnosta, itp.). Pieczątki imienne urzędników mogą być zamawiane wyłącznie przez te urzędy i tylko w oparciu o decyzję osób do tego upoważnionych
