Pieczątki są obecne w każdym biurze. Ułatwiają pracę, pomagają przyśpieszyć i zautomatyzować obieg dokumentów czy wypełnić ustawowe obowiązki . Jednak każde biuro staje w pewnym momencie przed dylematem: co zrobić w sytuacji gdy dana pieczęć przestaje być aktualna lub potrzebna ?
W przepisach obowiązujących w Polsce dość szczegółowo opisano procedury utylizacji pieczątek urzędowych:
- rozporządzenie MEN w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U. z 2019 r. poz. 502) określa zasady postępowania z pieczątkami szkół i przedszkoli
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67),
- ustawa o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz.U. nr 235, poz. 2000 z późn.zm.),
W wypadku pieczątek firmowych brak takich uregulowań prawnych. Dlatego każda firma powinna samodzielnie opracować odpowiednie procedury i zawrzeć je w stosownych regulaminach. Co warto w nich zawrzeć:
- zasady posługiwania się pieczątkami firmowymi, imiennymi
- zakres użytkowania
- procedury zamawiania pieczątek
- procedury zmiany treści i utylizacji nieaktualnych
- protokół utylizacji pieczątki
Protokół utylizacji warto stworzyć zwłaszcza w wypadku pieczątek firmowych , szczególnie tych stanowiących wzór przedstawiony w urzędzie czy banku. Najważniejsze informacje, które powinny zostać zawarte w takim dokumencie:
- wzór odbicia pieczątki podlegającej utylizacji
- dokładną datę utylizacji
- podpis osoby/komisji obecnej przy utylizacji
Na czym polega proces utylizacji ? Nie należy wyrzucać całej pieczątki, gdyż może w przyszłości zostać użyta w sposób nieautoryzowany. Najważniejsza jest zniszczenie płytki tekstowej (gumki). Należy ją odkleić od nośnika ( automatu samotuszującego, pieczątki kieszonkowej lub stempla drewnianego) i przeciąć, najlepiej w kilku miejscach. Przecięcie uniemożliwi dalsze posługiwanie się taką gumką. Sam mechanizm należy zutylizować zgodnie z zasadami segregacji odpadów obowiązującymi w danym rejonie.
Zanim wyrzucisz niepotrzebną pieczątkę…
Nieaktualna treść nie musi być powodem, aby całą pieczątkę wyrzucać. Gumkę warto poddać utylizacji, lecz w wielu wypadkach sam mechanizm (nośnik) może być użyty po raz kolejny. Do używanego mechanizmu można bowiem dorobić samą płytkę tekstową. Przy składaniu zamówienia należy po prostu zaznaczyć jaki dokładnie mechanizm Państwo posiadaj, podając jego pełną nazwę: na przykład Wagraf Compact 2s, Trodat 4913, Colop IQ 20 , itp.